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Dans cette série d’article vous aller découvrir des astuces qui vont vous faire gagner un temps précieux dans votre quotidien...
De nos jours la messagerie électronique constitue une activité particulièrement chronophage dans notre vie pro comme perso:
· Consulter sa boîte afin de traiter ses emails (Lire ses e-mails et y répondre, les classer),
· Rédiger de nouveaux messages...
Et vous le savez bien, le temps c'est de l'argent !
Outlookétant largement utilisé dans un cadre professionnel, je vous propose dans cet article mes trucs et astuces pour gagner du temps avec Outlook.
En effet, il est très facile d'optimiser certaines taches Outlook afin degagner un temps précieux et non négligeable grâce à des techniques qui vous aideront au quotidien.
Voici donc une série d'astuces en vidéo qui ont fait leurs preuves et que j'utilise personnellement au quotidien.
Chaque astuce y est expliquée pas à pas.
Voici donc 25 astuces qui ont fait leurs preuves expliquées pas à pas.
Commençons par les 5 premières Astuces:
1° Astuce Outlook: Personnaliser l'affichage
Parcourez l'onglet Affichage dans le bandeau supérieur d'Outlook afin de trouver un affichage qui vous convient mieux que l'affichage par défaut d'Outlook.
Posez-vous les bonnes questions:
Préférez-vous le volet de lecture avec le contenu des messages en bas de la liste des messages, à droite ou ne souhaitez-vous pas l'afficher par défaut? Les messages doivent-ils toujours être classés par date ? Quelle place pour la partie de droite (avec le calendrier et les tâches) ? Vous pouvez optimiser votre affichage en ne gardant que ce qui vous intéresse vraiment.
2° Astuce Outlook: Créer vos listes de contacts
Vous envoyez régulièrement des messages à un groupe de destinataires : les membres de votre équipe, votre staff, les trois responsables dont vous dépendez, les membres d'un projet, vos amis. Créer les listes associées vous évitera de renseigner les destinataires un à un à chaque mail envoyé. Ainsi je vous conseille de créer une liste Equipe, Staff, Responsables, Projets X, Projets Y, Amis...
Pour cela dans le bandeau Accueil:
Cliquez sur: Nouveaux éléments, puis sur Autres éléments puis Groupe de contacts. Vous pouvez alors constituer votre liste et lui donner le nom que vous désirez.
3° Astuce Outlook: Mettre en évidence ses dossiers favoris
Votre boite e-mail est organisée avec des dossiers triés ou nommés par expéditeur, projet, sujet, ... Vous avez ainsi de multiples dossiers dans votre boîte mail. Pourtant, au quotidien, vous ouvrez souvent les mêmes dossiers.
Pour votre efficience je vous conseille de taguer vos dossiers les plus utilisés en favoris. Les dossiers tagués favoris se retrouvent en haut de la colonne de gauche, et sont donc facilement accessibles.
Pour cela il suffit de faire un clic-droit sur le dossier en question, puis de cliquer sur "Afficher dans les favoris".
4° Astuce Outlook: Mettre en évidence les mails provenant de chacun de vos expéditeurs importants
Nous sommes souvent inondés de messages emails. Dans cette masse de mails quotidien, il est très utile d'en faire ressortir ceux provenant des personnes importantes: votre chef, votre équipe, vos binômes, etc … Vous pouvez le faire grâce à un code couleur. Par exemple, les e-mails de votre chef en rouge, ceux de vos binômes en bleu ...
Pour cela dans le bandeau Affichage:
Cliquez sur Paramètres d'affichage, puis Mise en forme conditionnelle. Ici, vous pouvez mettre en forme (couleur, police, taille...) certains messages selon un critère de votre choix (expéditeur, objet, destinataires...).
5° Astuce Outlook: Passer en mode conversation
Le mode "conversation" organise la boîte de réception par échanges de messages, et non par e-mail. Ce n'est plus la date qui structure votre boite mais les conversations.
Vous avez ainsi tout l'historique par sujet de conversation. Ce type de vue est intéressant afin de balayer rapidement les différents échanges autour d'un sujet. D'autant plus lors des retours de congés où vous pouvez balayer l'ensemble des discussions de manière très rapide.
Pour activer le mode "conversation" pour un de vos dossier en particulier ou tous vos dossiers:
Il suffit de cocher la case Afficher en tant que conversation située dans le bandeau Affichage. L'affichage en fil de conversation peut aussi être réservé à l'un ou l'autre de vos dossiers.
Vous pouvez aussi activer le mode que pour une conversation de votre choix:
Pour cela il suffit d'ouvrir un des mails de la conversation puis de cliquer Associés puis surMessages dans cette conversation.
Essayez ces astuces Outlook et dites-nous en commentaire ce que vous en pensez?
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